高职院校教务档案管理工作探究

　　【摘要】随着社会事业的不断进步和人们物质文化需求的不断提升，强化高职院校教务档案管理，日益成为提高教育教学质量的一个重要组成部分，如何做好高校教务档案管理工作成为摆在高校教学管理工作中的一项现实问题。本文在认识教务档案管理的重要性、真实性的基础上，客观分析高职院校教务档案管理人员的职业素质，提出高职院校教务档案管理工作的科学管理方法，为档案管理人员的事业成就感、职业能力提供借鉴和参考，构建服务教学、科研及学校发展的教务档案管理平台。
　　【关键词】高职院校；教务档案；管理服务
　　【中图分类号】G717.24 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2017）11-0106-02
　　一、正确发挥教务档案作用
　　高职院校教务教学档案建立和管理是学校教学活动的重要组成部分，教学档案的建立和管理能为学校的教学改革工作提供重要的参考资料。而在有效的档案管理之余，还要注重提高教学档案的利用度，这样才能充分发挥教学档案的价值以及教学档案管理的意义。高职院校教务档案记载和保存了学校教育教学的经验和成果，反映了学校总体教育教学水平，是学校奋斗和发展的记录。是师生员工在从事教育教学、教改科研、管理和开展各项活动中直接形成的，经过档案管理人员收集整理，形成对学校和社会有利用保存价值的各种不同形式的记录资料，具有重要的凭证作用和重要的参考作用。
　　具体认真做好两方面的工作：一是将老师们撰写总结材料中的精华部分，按类摘编形成专题材料；二是将老师们发表在全国各类期刊上的論文编成索引，供老师们档案室查阅。以上两方面工作，有力推动学校优良传统的形成，促进了具有特色的校风和学风的建设。开展检查和监督，提高教务管理水平，为高职院校师生服务为宗旨。学院教学督导和教学行政管理部门要注意检查教学档案的管理情况，评议档案工作中的成绩和不足，提出改进意见，不断提高档案管理水平。同时，要按照有关部门的要求，积极开展档案整改工作，以为教学第一线服务为宗旨，制订具体措施与办法，更好地做好这项工作，为学校师生服务为宗旨。
　　二、认真做好教务档案管理
　　（一）准确把握高职院校档案的构成及特点
　　高职院校主要由以下几方面构成：
　　一是教育教学档案。包括教学大纲、教学计划、教材、课程表、考试试卷、考试成绩、毕业生名册、学籍管理等；
　　二是教师档案。包括教案、教学鉴定、教学研究论文、教学总结材料等；
　　三是学生档案。包括学籍卡、思想品德考核表、健康卡、学生成绩卡、毕业自我鉴定、奖惩情况以及纪律、卫生、考勤和日常行为规范登记表等。
　　高职院校档案是高职院校教学管理实践活动全过程的真实记录，具有以下特点。教务档案承载着教育教学这一活动的专业特点，具有专业性；以学期、学年、学届的方式记载，周而复始，循环往复，按学期、学年安排教育全过程，始终与学生入学-学习-毕业这个周期性活动相同步，具有周期性；教学材料来自不同的教学管理机构和不同的教学层面，材料来源较为分散，具有分散性。
　　（二）有效保障高职院校档案的收集整理
　　教务档案内容丰富，材料繁多，要提高档案管理效率，必须使用科学化的管理方法。这就要求档案管理工作做细做实，实现科学文档一体化管理。首先是教学案卷的归档存放。对各类档案编目之后，分门别类，各年度、各学期每一类目的材料都有固定的排架位置。其次是建成各类数据库。对在教学管理中产生的电子档案进行整理，使分散庞杂的档案信息便于操作、便于检索、便于查阅，为全面实现档案现代化创造条件，把价值高、利用率高的纸制档案转化为数字化档案信息，实现数据资源共享。
　　同时，认真做好教务档案的及时收集、整理归档工作。例如，学校从外校聘请专家，召开学术交流会，对交流的图片、文字资料等要及时进行整理、归档、存放。如果只单纯地用几个字记录这件事，就失去了原始资料的完整性，不利于以后做参考。
　　（三）着力提高档案管理人员素质
　　教务档案管理人员素质的高低直接关系到档案管理工作质量的优劣。作为一名合格的教务档案管理工作者，一方面，要不断加强政治理论学习，时刻与党中央保持高度一致，努力提高政治理论素质；另一方面，要积极参加档案管理技术方面的专业培训，不断提高自身业务素质，为努力做好档案管理工作打下坚实的业务基础；三是注重提升个人修养，培养自己的敬业精神、事业心和责任感，努力把档案管理工作做好，做精。
　　三、努力实现教务档案目标
　　（一）建立档案管理体制，落实教学档案管理责任制
　　建立管理体制，落实教务档案责任制。根据《高等学校档案管理办法》规定，高职院校应设立综合档案室（馆），由专职档案人员负责，各教学系及职能处室应有一名负责人分管本单位的档案工作，并视情况配备专（兼）职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作。有关档案规章、教学评估、课程建设、专业设置等方面的文件，应由院级档案管理机构负责；各教学系部只保管上述方面同本部门有关的教学档案以及课程档案、学生考试试卷、毕业论文等数量较大的材料。同时，学院各部门要根据自己的管理范围，制定相应的档案管理制度。教务处根据每个工作人员的岗位职责，确定与之有关的档案资料收集管理责任制，并要求每学期结束前将此工作细化，从制度上保证教务档案长期有效地收集和保存。做好教务档案工作，不仅仅是教务档案管理人员的事情，应该进行全面动员，使各院系充分认识到教务档案的重要性，每学期结束要将分散存在的档案材料收集起来，统一管理，并且要对档案管理员进行业务指导和培训，以强化其档案管理技能。
　　从制度上保证教务档案长期有效地收集和保存。
　　（二）开展检查和监督，提高管理水平，服务师生
　　教学督导和教学行政管理部门要注重检查教学档案的管理情况，评议档案工作中的成绩和不足，提出改进意见，不断提高档案管理水平。同时，按照有关部门的要求，积极开展档案整改工作，以为教学第一线服务为宗旨，制订具体措施与办法，更好地做好这项工作，为学校师生服务。
　　（三）深化教务档案的开发利用，应用现代技术手段
　　教务档案管理者要更新观念、从封闭的管理机制走出来，变被动服务为主动服务，利用计算机和网络等现代技术，深化教务档案的开发应用。搭建综合教务管理系统数字化校园平台，力求多角度、深层次、全方位地开发利用，在网络环境下，师生可以在任何一台电脑上查阅到自己权限内可以查阅的档案信息，方便师生检索和查询档案资料，利于查全、查准。使档案资源在保密范围之外高效、无时空限制地得到共享，更好地服务学校建设。
　　（四）高度重视档案工作人员的业务培训
　　组织档案工作人员学习政策法规、基础理论知识，掌握相应的理论、技术、方法，不断提高档案工作技能。一是具备从全局高度科学对待教务档案工作的眼界和意识，自觉把本职工作纳入全校发展的整体和全局规划之中；二是具备信息化专业知识和能力，全面加强档案从业人员的信息化培训，将电子文档（转下页）（接上页）归档、档案数字化加工等技术纳入培训内容。
　　高度重视档案管理工作人员的再教育。学校综合档案室应经常组织各院系档案管理人员学习档案基础知识，了解相关政策，不断提升档案管理人员的业务水平和综合素质，提高档案管理的科学化、现代化、规范化，为高职院校教育教学提供更好地服务。
　　参考文献
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　　[3]王春临.试析高校教务档案的利用[J].宁波职业技术学院学报，2007，（4）.
　　作者简介：谭慧，女，恩施职业技术学院。研究方向：档案管理。