探讨新形势下做好办公室行政管理工作的思考

　　（云南丽江宁蒗县委组织部）
　　办公室为单位中一个重要行政机构，其为单位的行政管理中枢，其工作涉及档案、文秘、信息、督查等诸多内容，担负对单位的执行、领导、服务等诸多只能，主要发挥着联系各方、承上启下的作用。因此，加强对提高办公室行政管理工作效率及质量的有效措施进行深入研究对企事业单位实现可持续发展具有重要意义和价值。
　　一、办公室工作重要地位及主要职能
　　办公室是单位的行政中枢，其在单位发展过程中占据着无可替代的地位，发挥着重要作用。在单位发展过程中，行政办公室工作的重要地位主要体现在以下两个方面：首先，办公室工作具有综合性，它是一个具有综合性和全面性的行政机构，主要对单位的日常行政文件、接待、管理等工作进行管理。单位发展过程中的小事、大事均是行政办公室的职责。因此，办公室是保证单位能够正常运转的一个重要纽带。其次，办公室是单位形象展示于社会的一个窗口。办公室工作人员的言行举止、工作态度、处事风格等均直接影响到单位的整体社会形象。办公室办事效率、服务态度、管理效率等是外人对单位整体形象进行判定的主要标准。新形势下相应做好办公室行政管理工作，必须首先要正确认识办公室工作在单位发展过程中的重要地位。
　　辦公室行政管理工作的职能主要表现在以下几个方面：首先，执行上级任务。办公室是上级的助手，其必须坚定不移地执行上级下达的任务，并积极组织相关人员严格实施相关计划。在执行任务的过程中还需做好各部门的沟通协调工作，保证办公室各项工作均能够有序开展，保证上级下达的任务能够顺利完成。其次，对方案的计划及实行进行参谋。在方案的计划和实行过程中，办公室均发挥其辅助作用。其辅助作用体现为直接深入工作一线，调查、了解各个部门对方案的意见和看法，对调查结果进行分析、总结，然后向上级领导汇报，进而起到参谋的作用。同时还可根据自身经历、体会提出建设性意见，为方案的优化提高更多可靠参考依据。再次，对各部门的工作进行协调，保证各项工作均能顺利开展。在办公室行政管理工作中，需对各部门进行统一管理，积极沟通并协调各部门开展工作过程中遇到的问题，维持正常的工作秩序，保证各部门工作均能顺利开展。采取有效方式，做好联系内外、协调上下、维持全局的工作。最后，为后勤工作的有效开展提供保障。办公室日常工作涉及面广，内容丰富。这些工作的开展实质上就为单位后勤工作地开展提供有效保障。
　　二、新形势下做好办公室行政管理工作的具体措施
　　（一）加强办公室设施建设，优化办公室内部机构配置
　　办公室行政管理具有综合性和繁杂性，在开展管理工作过程中，每项工作均须仔细完成。在新形势下开展办公室行政管理工作首先需要加强办公室建设。对办公室内部结构进行合理配置并加强科学管理。办公室行政管理是每个企事业单位管理工作的一个重要环节。办公室同时具备了咨询、服务、办事、管理等诸多职能。在开展管理工作的过程中，内部结构配置的合理性直接关系到办公室各项功能的发挥。有效的办公室行政管理可将工作人员的工作职责进行明确，促进人员得到合理配置，进而使工作人员能够各司其职，各尽其责。办公室行政管理须高度重视并积极建立起良好的合作关系。每个工作人员在执行自身工作职责的同时需积极与其他同事相互合作，进行各项工作之间的相互协调，促进管理工作的整体工作效率和工作质量得到有效提升。此外，办公室还需具备一套具有科学性和实效性的管理制度。通过制度来规范各项工作的运转程序，保证各项管理工作地开展均能有章可循，有据可依，进而保证工作效率和质量。
　　（二）提高办公室行政管理工作人员的个人素质和整体管理水平
　　通过加强学习和培训，促进办公室行政管理工作人员能够不断接受新观念、新思想，促进其能够及时更新思想，进而使工作人员能够更好地适应时代发展需求，适应新形势下工作要求。首先，组织工作人员进行政治理论学习。办公室工作人员需具备较强的辨别是非能力、将理论联系实际能力。因此，工作人员需熟悉并掌握国家基本法则思路、改革政策及方针，同时还需具备坚定的政治信念。其次，加强组织办公室工作人员学习法律法规知识，提升其行政法律意识。办公室是一个综合性的部门，该部门工作人员不仅需要不断提升自身的法律意识，同时还需加强对其他部门进行监督，督促其严格依法办事，促进企事业单位的依法行政水平得到全部提升。再次，加强业务知识学习和培训，促进工作人员的业务水平得到不断提升。随着计算机技术应用的普及，办公室工作的开展几乎全部需要应用到计算机及网联网技术。因此，办公室工作人员在提高业务水平的同时，还需具备良好的办公自动化系统操作能力，进而使工作效率得到有效提升。最后，不断完善知识结构。办公室工作较为繁杂，需要应用到各种人才。因此，办公室工作人员需掌握较为全面的知识。工作人员需掌握扎实的专业知识，还要掌握公共关系、行政管理等知识；要掌握科学文化知识，还要了解相关政策法规及政治理论；要了解我国基本国情，又要了解世界格局和国际问题。办公室行政管理工作需要的是复合型人才。办公室还是一个团体，各工作人员需相互团结，相互合作，注重团结协作，形成管理“团队”。只有这样才能才能促进整个团队的作用得到充分发挥，进而提高工作效率。
　　（三）提高服务意识，加强勤政廉政建设
　　办公室的作用主要体现为贯彻执行领导的相关决策，及时反馈群众意见、科学协调内外关系。因此，在工作过程中，工作人员需具有较高的服务意识，同时需具备良好的工作心态。处理事情需耐心仔细，且全面考虑相关因素。办公室工作涉及面较广，工作内容较为繁杂。因此，工作人员需将工作程序进行梳理，保证工作质量。此外，工作人员还需提高自身的创新意识，与时俱进，在开展工作的过程中积极应用创新意识，适应新形势发展需求。办公室作为一个重要的行政部门，是企事业单位的“门面”，办公室工作人员的工作态度、个人形象、个人作风等均直接对企事业单位的整体形象产生影响。因此需不断加强勤政廉政建设，保证办公室工作人员树立正确的世界观、人生观和价值观，保证其在工作过程中能够忠于职守、廉洁自律，树立良好的个人形象。
　　三、结束语
　　在新形势下，办公室行政管理工作面临新的挑战，办公室是单位开展行政工作的中枢部门，其担负着重大的责任，工作任务较为艰巨。因此，必须要正确认识办公室行政管理工作的重要意义和主要职能，积极、主动地去应对形式的变化。采取有效措施，促进办公室行政管理工作的效率和质量得到不断提升，促进办公室职能和作用得到充分发挥。