办公室精细化行政管理的策略探讨

　　摘 要 办公室行政管理工作内容繁杂、责任重大，一旦处理不当就会出现很多问题，甚至影响单位的正常运行，鉴于这些特点，办公室行政管理工作应该走科学化、规范化、精细化道路。精细化是办公室行政管理的发展趋势，实现精细化的行政管理能够降低管理成本，提高整个办公室的行政管理水平。如何实现办公室行政管理工作的精细化，是很多单位高层一直在探讨的问题，需要不断探索实施办公室精细化行政管理的策略。
　　关键词 办公室 精细化行政管理 策略
　　不断细化办公室行政管理工作能够有效提升整体管理效率，降低管理成本，达到理想的管理效果。本文以办公室行政管理精细化为切入点展开论述，分析了办公室精细化管理的内容，给出了几点办公室行政管理精细化的策略，希望对提升办公室行政管理精细化水平有所帮助。
　　一、办公室行政管理精细化思路
　　（1）加强协同化、经济化意识。精细化的办公室行政管理工作不是一人之力可以完成的，需要不同部门、不同环节的相互配合与协同。例如，文件签收这样一件小事，接收文件、处理文件、存档文件，整个完整的流程需要各个环节的相互配合、相互协调。因此，组织内的各部门及各成员要树立协同化意识。不仅如此，在现代经济社会，还要时刻注意投入与产出的关系，具备经济化意识，做到能以最少的投入换取最大的回报。各企业各单位要不断强化成本意识，办公室的行政管理工作也是如此，在不增加成本投入的前提下，提升精细化管理效率。
　　（2）管理中融入流程化及标准化理念。随着社会经济的快速发展，流水线作业这一方式开始普及，这是生产领域的重大创举，极大地提高了生产企业的工作效率。办公室行政管理工作也可以借鉴这种流水线式的管理模式，即在行政管理工作中融入流程化管理理念，将各项工作或者任务进行分解，根据工作或者任务的实际情况理顺其先后顺序并做好各环节的衔接。同时，还要在办公室行政管理工作中融入标准化理念，即在遵循传统管理流程的基础上梳理日常工作，建立合理、科学的工作标准。还要循序渐进地实施流程化、标准化的行政管理工作，这是实现办公室行政管理精细化的基本保障。
　　（3）对管理科目不断细化与量化。当前，很多企业并未实现办公室管理的延续性及实效性，这是因为企业办公室行政管理长期处于模糊化状态，管理者凭借以往经验及个人能力开展管理工作，没有重视管理工作的细化与量化。要想真正实现办公室行政管理工作的精细化，需要彻底改变以往模糊化的管理模式，不断细化、量化管理科目，根据行政管理工作、任务特性将其划分成若干部分，以便于管理者能直观地对该项工作进行细致考虑，对工作或者任务的各步骤及细节做到心中有数。通过对管理工作的不断精细化，更加合理地分配工作及任务，并不断改进工作流程，实现对管理工作的有效管控，从而提升整体行政管理水平。要想提升行政管理工作的效率，还需要对管理科目进行量化，即对管理工作或者任务进行工作量测试，根据工作量安排工作任务。
　　二、办公室精细化行政管理的内容
　　（1）严格定岗、定责，保证权责制衡。要严格遵循定岗定责的要求，不断健全办公室责任体系，定岗是指根据办公室行政职能及工作流程科学设置工作岗位；定责是指对明确岗位职责、工作衔接程序等，明确分工，各司其职。在实践中，应将整体管理准则细分到各具体岗位上，形成合理科学的工作规范，同时要给每个工作岗位一定职权，并承担相应责任，保证权责制衡。
　　（2）优化运作流程。工作流程的科学化、简约化对实现办公室行政管理工作的精细化与科学化非常关键。要根据现代管理理论不断优化办公室工作流程，各项工作都要依据流程开展。在设计工作流程的过程中，要有明确的目标，同时注重各工作环节之间的配合与衔接。文件管理是办公室工作的主要内容之一，采取精细化管理后，文件管理的流程主要包括以下方面：一是内部文件的管理流程，为“起草文件—审查编号—审批签发—打印—传发—文件存档”。二是外部文件的管理流程，为“外部收文—文件批阅—文件整理—文件存档”。三是文件借阅流程，为“提出申请—办理手续—批准—节约—清退—文件存档”。
　　（3）绩效考核。开展绩效考核前，要对考核标准与要求予以界定，对于那些易量化的程序性工作，在绩效考核时要科学设计量化指标；对于那些主观性强或非程序性的工作，在绩效考核时要设定相关定性考核指标。还应结合现代行政管理系统及科学合理方法制定考核指标，对量化困难的指标，可以借助人工方式以提高对考核的效率。
　　（4）夯实基础，完善制度，强化保障。要推行外部协调与内部运转相结合的办公室工作行政管理机制，夯实管理基础，避免管理盲区。对重大事项要建立专家咨询与集体决策制度，民主决策与听证制度，评估决策制度等，以提高管理决策质量。还要不断优化现有管理制度，对不合理的制度等要坚决废止，逐步建立一套科学、有效、完善的管理制度。还要借助现代化信息技术建立标准化、信息化、自动化的工作流程，这是办公室行政管理精细化的有效保障。
　　三、办公室精细化行政管理的策略
　　（1）强化人们的精细化行政管理意识。做好细节工作有利于推动企业不断创新管理。办公室行政管理工作的精细化，体现了细节的价值。因此，要不断强化人们的精细化行政管理意识，其关键是培养员工的创新意识与规范意识。在企业管理中，创新需要在相关规范的指导下才能实现。因此，可以将精细化与创新性及规范性巧妙结合，引导企业走上健康发展的道路。
　　（2）强化制度建设。无规矩不成方圆，要想真正实现办公室行政管理工作的精细化，达到预期效果，必须建立健全激励与约束制度。如摩托罗拉公司在很早就建立了流程化管理体系，形成了企业特有的内部控制标准，体现了公司的经营原则。这种内部控制标准对公司的采购、制造、销售、财务、融资、薪酬、知识产权等各业务流程都做出了详细规定。要推行精细化行政管理，前提是建立一套完整、系统的规章制度，这是精细化管理的制度保障。企业要想生存和发展，制定相应的规章制度是很有必要的，在企业生产、经营、管理过程中，各部门都要严格遵循制度开展工作，缺乏统一规范管理制度的企业是难以实现健康长久发展的。