试论行政事业单位如何做好会计档案工作

　　在庞大的档案家族中，会计档案具有十分重要的地位。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉，可以检查一个单位是否遵守财经纪律，有无弄虚作假、违法乱纪等行为。而行政事业单位会计档案又是会计档案中一个重要的组成部分，它包含了行政事业单位在财务管理和会计活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料，是记录和反映行政事业单位经济业务的重要史料和证据。但是，目前很多行政事业单位并未对会计档案引起足够重视，在日常工作中还存在诸多问题。
　　首先，行政事业单位由于管理机制和人员编制问题，往往没有专门的会计档案管理人员，大部分单位由办公室人员或者会计代为管理。由于人员兼职过多、职责划分不明确等原因，造成会计档案长期无人整理，有的单位将一些不属于归档范围的原始凭证或文件随意纳入会计凭证的附件，造成会计档案过重过厚。按《会计档案整理办法》规定，会计凭证装订成卷，每卷厚度不超过2.5厘米。许多行政事业单位的会计档案厚度远远超过2.5厘米，有的甚至达到5厘米，严重影响了会计档案的查阅和复印工作。在本人随机调查的10家单位中，档案整理完全符合要求的仅有一家，合格率为10%，如此低的百分比令人对会计档案的前景十分担忧。
　　其次，受办公场所限制，行政事业单位的会计档案往往没有专业的存储设备，更没有专门的存放地点。大部分单位仅用普通的文件柜存放会计档案，既没有配备专门的会计档案柜，也没有装入专门的会计档案盒，更没有放置专用的防虫药品进行保护。有的单位甚至将历年的会计档案随意堆放在灰尘遍地的杂物间中，既没有专人负责保管，也没有按照《会计档案管理办法》的要求，及时清理造册销毁。这种保管状况不仅对会计档案的查阅利用造成很大的困难，而且对年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等等这些重要的会计档案资料的永久保存也十分不利。
　　再次，财务软件是制约会计档案发展的瓶颈。财务软件在设计工程中往往重账务处理，轻会计档案。据不完全统计，目前行政事业单位使用的会计软件尚无实用性好、功能强大的检索工具进行查阅工作，也没有配套的扫描软件对重要的原始凭证进行电子存档。在日常工作中，往往需要以某报销内容、报销金额等关键词进行查阅，但是利用目前的会计软件，几乎无法进行此类查阅检索，只能由财务人员根据记忆人工翻阅凭证，而需要查看原始资料时，又必须查找、复印大量会计凭证。这样不仅极大的浪费了纸张，降低了工作效率，而且增加了会计人员的工作量和工作难度。
　　做好会计档案工作是规范行政事业单位的财务行为，加强财务管理和监督，提高资金使用效率的重要条件。因此，做好会计档案工作势在必行。本人认为，应当采取以下几条应对措施解决以上普遍存在的问题。
　　第一，建立建全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，是保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅的有力保障。会计年度终了后，会计档案管理人员应及时对会计资料按照“三统一”的原则，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，进行整理立卷，并按照要求保管存放。会计档案原则上仅为本单位提供利用不得外借，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，借阅档案时，不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，更不得涂改抽换、携带外出。借阅的会计档案按期如数收回后，要及时办理注销借阅手续。对于保管期满，符合销毁要求的的会计档案，应登记造册并上报销毁计划，经主管领导审核同意后，由档案机构和会计机构共同派员监销。销毁过程中应严格履行核对监督程序，避免造成不必要的错销、多销等情况的发生。
　　第二，加强会计档案人员的队伍素质是做好会计工作的基础条件。为了统一会计档案管理制度，1998年国家财政部颁发了《会计档案管理办法》，2008年国家档案局也出台了《会计档案案卷格式》，这些法律法规对会计档案卷宗及其相关的项目设置、规格、质量作出了明确要求。但是据笔者调查统计，目前行政事业单位的财务人员对这些规章制度的知晓率不足70%。由此可见，对财务人员以及分管财务的领导进行相关法律法规及会计档案业务知识、技能的培训尤为重要。有条件的单位还应当配备专门的会计档案管理人员，并且配置专门的会计档案室和专业的档案保护、消毒设备，从而保证会计档案的长期可利用性。
　　第三，完善现行财务软件的查询检索功能，电子档案存档、备份功能，或者开发新的与财政支付系统相配套的财务软件，是做好会计档案工作的必备条件。同时，对于因升级换版、新购而停止使用的会计核算软件系统，不应随意删除，而应当作为会计档案的一部分长期保存，这样在查阅老软件数据的时候，才不至于发生因为系统不兼容而无法查阅历年电子数据的现象。另外，每年的会计档案电子数据还应当定期做好数据备份工作，有条件的单位还要做好异地备份。
　　综上所述，各单位都应当高度重视会计档案工作，确保会计档案为保护国家财产、监督执行国家财务制度、查处经济案件提供有力证据，为国家经济建设发展和单位生存与发展提供准确的数据。